Questões de Concursos Públicos - UFPR - 2018 - COREN-PR - Secretário(a) Executivo(a)

A tecnologia de workflow refere-se à sucessão de tarefas necessárias para processar documentos durante sua transmissão, por meio da organização, por combinação do processamento eletrônico de imagens de documentos. Isso permite às organizações constituírem fluxos de trabalho automatizados, com o objetivo de diminuir o tempo de processamento das transações empresariais” (Portela; Schumacher. 2013, p. 237). Considerando o trecho acima, assinale a alternativa INCORRETA.

“As empresas, indiferentemente do enquadramento em que estejam, precisam de uma determinada organização para sua estrutura e funcionamento. Com isso, entende-se a estrutura de uma empresa por meio da estrutura com que se definem as relações existentes dentro e fora dela, contemplando aspectos da própria hierarquia ou as relações estabelecidas em todos os níveis organizacionais: estratégico – tático – operacional (Maia; Oliveira, 2015, p. 57-58). Considerando os níveis estratégicos da organização, entende-se que o Secretário Executivo pode atuar em cada um dos níveis, conforme figura abaixo. Com base nas informações e na figura, assinale a alternativa que completa as lacunas da atuação do profissional de Secretariado Executivo nos três níveis:

Sobre o profissional de secretariado como agente de negócios da empresa, considere as seguintes afirmativas: 1. As agências de viagem não são efetivas na tarefa de auxiliar o secretário a organizar uma viagem. Como são muitos detalhes a serem providenciados, é melhor e mais rápido que o secretário faça tudo por conta própria, desde a reserva de hotel e compra de passagens até a prestação de contas. 2. Devido à correria do executivo, o secretário executivo dificilmente consegue organizar uma viagem com antecedência. Logo, esse fator é irrelevante, visto que passagem e hospedagem, quando mais próximas da data da viagem forem compradas, mais em conta ficam. 3. Em caso de viagens internacionais, o principal item a ser considerado é a compra de dólares. Todos os países do mundo aceitam essa moeda e com isso o executivo estará precavido de qualquer imprevisto. 4. O secretário deve estar atento às vacinas do executivo. Sem exceção, todos os países exigem a vacina de febre amarela. 5. Antecedência, planejamento e organização são palavras-chave para organização de uma viagem de negócios. Assinale a alternativa correta.

“Qualidade começa com Educação e termina com Educação” (Kaoru Ishikawa). Acerca do tema qualidade total nas funções secretariais, considere as seguintes afirmativas: 1. O movimento relacionado à qualidade total nas empresas não envolve fornecedores, parceiros, distribuidores e terceirizados, apenas os colaboradores. 2. Qualidade total é a adesão, o comprometimento e a consciência de todo o time de uma empresa para a qualidade. Somente através da educação ela acontece. É um processo gradativo de mobilização das pessoas. 3. Em um processo de credenciamento de ISO, a participação do secretário não é necessária, visto que toda a organização e acesso a informações do negócio são feitas diretamente pelos gestores. 4. Empresas que conseguiram sucesso nos seus programas de qualidade souberam conscientizar cada colaborador de que só existem produtos e serviços de qualidade se forem feitos por pessoas de qualidade. 5. Tarefas de inspeção são extremamente necessárias e indispensáveis, mesmo que a equipe apresente alto senso de responsabilidade. Assinale a alternativa correta.

Sobre a Gestão de Agendas, assinale a alternativa INCORRETA.

O Secretário Executivo, no uso de suas atribuições, precisa fazer escolhas o tempo todo e suas decisões poderão ter impactos positivos ou não. Em relação ao assunto, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas: ( ) Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. ( ) As pessoas produzem mais ou trabalham melhor quando estão sendo pressionadas. ( ) Administrar o tempo é algo relacionado exclusivamente à vida profissional. ( ) Ter tempo é questão de planejamento. ( ) A boa administração do tempo é muito mais uma questão de autoconhecimento e planejamento pessoal. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Sobre o profissional de Secretariado Executivo e as Relações Humanas, assinale a alternativa INCORRETA.

Sobre os modelos de comunicação, considere as seguintes afirmativas: 1. O modelo mecanicista é um modelo físico e não humano. Ele considera que de um lado da comunicação há uma fonte e do outro um destinatário. A fonte transmite um sinal, que é captado pelo receptor. O sinal pode ser impedido por um ruído e a mensagem chegar de forma distorcida ao destinatário. 2. Enquanto o modelo circular da comunicação ocupa-se da realimentação do processo, os modelos lineares de comunicação tratam da transmissão da mensagem de um emissor a um receptor, sem se preocupar com a reciprocidade, característica da comunicação humana. 3. Os modelos psicológicos de comunicação consideram fonte e receptor como destinador e destinatário, como pessoas. É no íntimo das pessoas que ocorrem os processos de composição e de interpretação da mensagem. O receptor seria estimulado pela mensagem a processar uma interpretação. 4. O modelo sistêmico de comunicação ocupa-se de integrar a descrição dos elementos e dos processos da comunicação, procurando compreender sua funcionalidade em determinado contexto. É o enfoque sistêmico que traz a dimensão estratégica das comunicações humanas. 5. A comunicação não exige necessariamente a presença de um emissor (destinador), um receptor (destinatário), canal e mensagem, visto que, para que o processo se estabeleça, basta apenas um dos envolvidos interpretar a informação e enviar uma resposta. Assinale a alternativa correta.

As metáforas não são usadas como um artifício de linguagem para melhorar o discurso, mas como uma forma de pensar e de ver que determina como compreendemos nosso mundo organizacional. Morgan preocupa-se em caracterizar as principais metáforas que podem ser utilizadas para entender os processos organizacionais, enfatizando que é necessário lançar mão de várias delas e não de uma única para melhorar nossa habilidade compreensiva de “ler e interpretar” os diferentes aspectos que coexistem e se complementam dentro da realidade organizacional, por mais paradoxal que esta possa parecer” (Medeiros, João Bosco, Hernandes Sonia. 2006, p. 43-46). Considerando o trecho acima, assinale a alternativa que contempla as sete metáforas presentes no estudo da comunicação organizacional.

A empresa em que você trabalha realizará um evento oficial que demanda o envio de um convite ao Reitor da Universidade “ABC”. A forma de tratamento adequada para o cargo em questão é: