Questões de Concursos Públicos - UFPR

Considerando a classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas: ( ) Os documentos cuja divulgação não prejudica a administração são considerados ostensivos. ( ) Documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, requerendo, portanto, medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. ( ) Documentos ultrassecretos são aqueles que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. ( ) Documentos confidenciais são aqueles que requerem altíssimo grau de segurança e só podem ter acesso a eles pessoas autorizadas. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelo Secretário Executivo, a fim de facilitar sua rotina de trabalho no que diz respeito ao arquivamento. Sobre o tema, considere as seguintes afirmativas: 1. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo. 2. Arquivamento é um conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo. 3. Classificação, na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. 4. Dossiê é a unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa. 5. Unidade de arquivamento é um documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes. Assinale a alternativa correta.

Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, os arquivos são classificados em:

Em relação ao método alfabético de arquivamento, é correto afirmar que ele possui:

Considere os documentos abaixo: I. Relatório de Diretoria. II. Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho. III. Prestação de Despesas de Viagem. IV. Atas de Assembleias. V. Correspondências. Considerando a temporalidade desses documentos, o tempo de guarda no arquivo inativo será, respectivamente, de:

A tecnologia de workflow refere-se à sucessão de tarefas necessárias para processar documentos durante sua transmissão, por meio da organização, por combinação do processamento eletrônico de imagens de documentos. Isso permite às organizações constituírem fluxos de trabalho automatizados, com o objetivo de diminuir o tempo de processamento das transações empresariais” (Portela; Schumacher. 2013, p. 237). Considerando o trecho acima, assinale a alternativa INCORRETA.

“As empresas, indiferentemente do enquadramento em que estejam, precisam de uma determinada organização para sua estrutura e funcionamento. Com isso, entende-se a estrutura de uma empresa por meio da estrutura com que se definem as relações existentes dentro e fora dela, contemplando aspectos da própria hierarquia ou as relações estabelecidas em todos os níveis organizacionais: estratégico – tático – operacional (Maia; Oliveira, 2015, p. 57-58). Considerando os níveis estratégicos da organização, entende-se que o Secretário Executivo pode atuar em cada um dos níveis, conforme figura abaixo. Com base nas informações e na figura, assinale a alternativa que completa as lacunas da atuação do profissional de Secretariado Executivo nos três níveis:

Sobre o profissional de secretariado como agente de negócios da empresa, considere as seguintes afirmativas: 1. As agências de viagem não são efetivas na tarefa de auxiliar o secretário a organizar uma viagem. Como são muitos detalhes a serem providenciados, é melhor e mais rápido que o secretário faça tudo por conta própria, desde a reserva de hotel e compra de passagens até a prestação de contas. 2. Devido à correria do executivo, o secretário executivo dificilmente consegue organizar uma viagem com antecedência. Logo, esse fator é irrelevante, visto que passagem e hospedagem, quando mais próximas da data da viagem forem compradas, mais em conta ficam. 3. Em caso de viagens internacionais, o principal item a ser considerado é a compra de dólares. Todos os países do mundo aceitam essa moeda e com isso o executivo estará precavido de qualquer imprevisto. 4. O secretário deve estar atento às vacinas do executivo. Sem exceção, todos os países exigem a vacina de febre amarela. 5. Antecedência, planejamento e organização são palavras-chave para organização de uma viagem de negócios. Assinale a alternativa correta.

“Qualidade começa com Educação e termina com Educação” (Kaoru Ishikawa). Acerca do tema qualidade total nas funções secretariais, considere as seguintes afirmativas: 1. O movimento relacionado à qualidade total nas empresas não envolve fornecedores, parceiros, distribuidores e terceirizados, apenas os colaboradores. 2. Qualidade total é a adesão, o comprometimento e a consciência de todo o time de uma empresa para a qualidade. Somente através da educação ela acontece. É um processo gradativo de mobilização das pessoas. 3. Em um processo de credenciamento de ISO, a participação do secretário não é necessária, visto que toda a organização e acesso a informações do negócio são feitas diretamente pelos gestores. 4. Empresas que conseguiram sucesso nos seus programas de qualidade souberam conscientizar cada colaborador de que só existem produtos e serviços de qualidade se forem feitos por pessoas de qualidade. 5. Tarefas de inspeção são extremamente necessárias e indispensáveis, mesmo que a equipe apresente alto senso de responsabilidade. Assinale a alternativa correta.

Sobre a Gestão de Agendas, assinale a alternativa INCORRETA.