Questões de Concursos Públicos - Secretariado

O profissional de Secretariado de nível médio, Técnico em Secretariado, teve crescente reconhecimento de sua profissão, nos últimos anos. São atribuições do Técnico em Secretariado segundo a Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985: I. Organização e manutenção dos arquivos de secretaria II. Classificação, registro e distribuição da correspondência. III. Redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro. IV. Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico. V. Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro. VI. Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa. É CORRETO o que se afirma em:

Na atualidade, fica evidente a gradativa substituição do taquígrafo por recursos tecnológicos. Porém, para registro escrito do trabalho parlamentar, por exemplo, isso é questionável, pois muitos aspectos da conversão não podem ser captados pela tecnologia, já que são relevantes para organização das transcrições. Somente a figura humana é capaz de perceber estes aspectos, a saber: I. Tópico ou assunto: é um meio de estabelecimento e manutenção dos relacionamentos sociais, já que abre e mantém o canal de comunicação, propiciando o contato entre os participantes. II. Ressonância: os participantes precisam estar atentos às atividades verbais e não verbais, pois não somente o que está sendo falado, mas a situação em que se fala pode afetar a conversação. III. Papéis dos participantes: um dos papéis sociais normalmente destaca-se e determina que tipo de fala devemos usar em uma situação social particular. IV. Modo do discurso: é determinado pelo propósito da interação e dele decorre, por exemplo, um grau maior de formalidade. V. Apanhamento taquigráfico: corresponde ao canal de comunicação pelo qual a mensagem é transmitida oralmente. É CORRETO o que se afirma em:

Enquanto método de escrita rápida, a taquigrafia organiza-se em sistemas, visando atender a todas as necessidades linguísticas da escrita. Entre os sistemas mais comuns de taquigrafia, podem ser ressaltados: I. Sistemas geométricos (ou simbólicos): usam breves sinais tirados da geometria (como partes do círculo, traços retos, verticais, horizontais, oblíquos, etc.), que representam um determinado som. II. Sistemas cursivos (ou itálicos, ou gráficos): considerados como evolução dos geométricos, são derivados da elipse ou da simplificação da escrita comum; usam sinais taquigráficos fluentes, inclinados para a direita, como acontece com as letras itálicas. III. Sistemas mistos (ou híbridos, ou ecléticos): Usam princípios geométricos e cursivos. Entre os mistos, podem ser citados os sistemas Gregg e o Meschini. IV. Sistemas alfanuméricos: Os sons são representados não por sinais geométricos ou cursivos, mas por letras do alfabeto (ressalta-se que, mesmo tendo esta nomenclatura, existam alguns sinais ou símbolos não-alfabéticos). V. Sistemas mecânicos (Estenotipia, ou taquigrafia mecânica): Nestes sistemas, não são usados bloco, lápis ou caneta, mas sim uma pequena máquina com teclado, onde são digitados os sinais taquigráficos referentes aos sons. Hoje em dia, já se usa a máquina de estenotipia acoplada ao computador. Ao mesmo tempo em que o estenotipista vai digitando no pequeno teclado os sons ouvidos, vão aparecendo na metade esquerda da tela do computador os sinais taquigráficos, e na metade direita, a tradução. VI. Sistemas alfabéticos: A taquigrafia silábica utilizava abreviações por sílabas, ou sílaba por sílaba. Caiu em desuso. O mais famoso sistema desse tipo foi conhecido com o nome Sistema de Grottaferrata. É CORRETO o que se afirma em:

Moreira e Olivo (2012) afirmam que o caráter multifuncional e polivalente da profissão de Secretario(a), permite a esse(a) profissional assumir a posição de mediador(a) de conflitos, por exemplo, por conta da sua experiência em lidar com situações conflitantes no cotidiano organizacional. Assim, o gerenciamento de conflitos pode ser um desafio tanto pra gestores quanto para o(a) profissional de secretariado nas organizações. Neste sentido, julgue os itens a seguir: MOREIRA, K. D.; OLIVO, L.e.c. O profissional de secretariado executivo como mediador de conflitos. Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v.3, n.1, P 30-53, jan/jun.2012. I. A natureza de um conflito pode originar-se de três fontes: comportamental, estrutural e externa. II. O estilo certo de gerir conflitos consiste na busca do consenso e no convencimento das partes quanto à realidade envolvida. III. Os conflitos acontecem naturalmente, mas não são desejáveis, portanto, devem ser evitados para prevenir o surgimento de divergências entre os colaboradores em uma organização. IV. Denomina-se conflito horizontal aquele existente entre pessoas ou grupos do mesmo nível hierárquico V. O mediador de conflito deve ter como finalidade o estabelecimento de regras e soluções que resolvem a questão envolvida no conflito. Estão CORRETAS as assertivas:

Pré-evento: Um planejamento bem orientado eliminará as fragilidades que podem comprometer a imagem da empresa promotora e ou organizadora do evento. Segundo Giorni (2015), algumas etapas importantes que devem ser seguidas. Marque a opção CORRETA:

O profissional de secretariado executivo é um agente de mudança dentro da organização. Ele possui um amplo conhecimento de detalhes sigilosos e de todo o funcionamento da empresa. O Código de Ética deste profissional expõe no Capítulo VI as regras que o secretário deve ter perante sua relação com a empresa. Assinale abaixo a afirmação que NÃO está baseada nas relações com a empresa e o profissional de secretariado.

O secretário escolar é um profissional essencial para o estabelecimento de ensino, o seu papel hoje é de Gestor Administrativo. Suas atribuições compreendem atividades essenciais. Assinale a alternativa CORRETA:

Assinale a alternativa que não apresenta um princípio importante para o aprimoramento do papel de ouvinte.

Segundo Neiva e D’Elia (2014, p. 121), as regras de etiqueta no trabalho são recomendáveis para se ter um bom comportamento social; porém, elas não devem se sobrepor à qualidade do relacionamento. Mediante essa afirmativa, assinale a alternativa que é condizente com os padrões de etiqueta no trabalho.

Como agente de resultado, a secretária acompanha os serviços delegados a ela, aqueles voltados à sua equipe e, principalmente, os serviços direcionados ao gestor e aos membros de sua equipe. Porém, os seus conhecimentos sobre as técnicas secretariais têm que ser amplos para que o seu trabalho seja profícuo. Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando as técnicas secretariais a seus respectivos conceitos. COLUNA I 1. Follow-up 2. Agenda 3. Pauta de reunião 4. Ata 5. Convite 6. Convocação COLUNA II ( ) É uma ferramenta eficiente e de fundamental importância para otimizar o tempo. ( ) Antes do início da reunião, costuma-se apresentar aos participantes todos os tópicos a serem abordados. ( ) Resumo escrito em que se relata o que se passou e o que foi decidido em uma sessão, reunião, convenção ou assembleia. ( ) Técnica de acompanhamento que complementa a agenda. ( ) É enviado a profissionais de nível hierárquico igual ou superior ao do executivo (gestor). ( ) É destinado ao profissional que responde hierarquicamente ao executivo (gestor) e a participação desse profissional é um cumprimento de ordem. Assinale a sequência CORRETA.