Questões de Concursos Públicos - Arquivologia

Um colaborador precisa enviar a outro setor um documento físico já assinado, em formato digital, por e-mail, podendo também compartilhar uma cópia em um grupo fechado de rede social para acompanhamento do processo. Considerando as boas práticas, qual procedimento deve ser adotado?  

Um auxiliar administrativo, no exercício de suas funções, executa atividades que envolvem a elaboração de documentos em processador de texto, atualização de planilhas eletrônicas, pesquisa de informações na internet e envio de correspondências eletrônicas institucionais. Em determinado dia, ocorrem simultaneamente as seguintes situações: Situação 1: o servidor elabora um ofício em editor de texto, utilizando modelo institucional e recursos de formatação automática. Situação 2: ao atualizar uma planilha de controle, o servidor opta por inserir valores manualmente, substituindo fórmulas previamente existentes. Situação 3: para complementar informações do documento, o servidor consulta dados disponíveis em sítio eletrônico oficial de outro órgão público. Situação 4: o servidor encaminha o material final por e-mail institucional, com assunto genérico e sem identificação clara dos anexos. Com base nos conhecimentos básicos de informática e nas boas práticas administrativas, avalie as conclusões a seguir. I.A conduta adotada na Situação 1 está correta, pois o uso de modelos e formatação automática contribui para a padronização e eficiência documental. II.A conduta adotada na Situação 2 compromete a confiabilidade da planilha, ao eliminar mecanismos automáticos de cálculo e atualização. III.A conduta adotada na Situação 3 é adequada, pois prioriza fontes oficiais e confiáveis para subsidiar documentos administrativos. IV.A conduta adotada na Situação 4 é plenamente adequada, uma vez que o uso do e-mail institucional dispensa detalhamento do assunto e dos anexos. Assinale a alternativa correta.

Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável pelo recebimento, registro, classificação, tramitação e arquivamento das correspondências oficiais, físicas e digitais. Determinada correspondência recebida contém informações necessárias à tomada de decisão administrativa e, após o cumprimento de sua finalidade imediata, passa a ser consultada com menor frequência, até alcançar valor exclusivamente histórico. Considerando as etapas do ciclo de vida dos documentos e as atribuições do protocolo e do arquivamento no âmbito da Administração Pública, assinale a alternativa que representa corretamente o tratamento a ser dado a essa correspondência ao longo do tempo.

No setor de protocolo de uma secretaria municipal, o agente administrativo é responsável pelo recebimento, registro, tramitação e expedição de correspondências oficiais. Em determinado dia, chegam ao setor documentos físicos e eletrônicos contendo solicitações de cidadãos, comunicações de outros órgãos públicos e documentos internos que demandam providências em prazos distintos. Considerando os princípios que regem a Administração Pública e as boas práticas de controle documental no serviço público, qual deve ser a conduta correta do agente administrativo diante dessa situação?

A atividade de arquivamento, no contexto da Administração Pública, orienta-se por critérios técnicos que asseguram preservação, recuperação da informação e continuidade administrativa. Assinale a alternativa correta.

Estabeleça a correspondência entre os documentos oficiais abaixo e suas características básicas. A seguir, assinale a sequência correta obtida. (1) Ata (2) Atestado (3) Circular (4) Ofício (__) Correspondência dirigida ao mesmo tempo para várias repartições ou pessoas. (__) Registro de fatos e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião. (__) Correspondência externa que pode ser emitida por órgãos de governo e autarquias. (__) Documento firmado por uma pessoa em favor de outra, declarando um fato.

Analise as afirmativas abaixo no tocante à entrada e saída de documentos na administração pública. 1. É importante registrar a entrada e saída de documentos oficiais para efeitos de controle. 2. Os documentos oficiais enviados devem ser todos destruídos para evitar acúmulo de papel. 3. Todos os documentos oficiais recebidos devem ser arquivados imediatamente após o recebimento. 4. O registro racional dos documentos oficiais enviados e recebidos é requisito fundamental para futura localização e consulta. Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Na rotina administrativa de órgãos públicos, o protocolo desempenha função essencial no controle e tramitação de documentos. Assinale a alternativa que apresenta corretamente a principal finalidade do sistema de protocolo.

A organização e o arquivamento de documentos técnicos são etapas essenciais na gestão de obras públicas e no tratamento de processos administrativos. De acordo com boas práticas de gestão documental, é correto afirmar que:

Os arquivos públicos e privados são organizados com base em princípios fundamentais da Arquivologia, que orientam a forma correta de produção, classificação, uso e preservação dos documentos. Considerando tais princípios, assinale a única alternativa CORRETA.