A  Os individuais registram o percurso acadêmico de cada aluno, enquanto os coletivos documentam ações, resultados e decisões que envolvem turmas ou toda a instituição. 

B Os individuais priorizam registros pedagógicos completos do aluno, e os coletivos concentram registros administrativos estruturados que podem envolver grupos de estudantes.

C  Os individuais acompanham dados essenciais de identificação e desempenho, e os coletivos sistematizam informações que apoiam a gestão escolar, incluindo registros gerais da rotina. 

D Os individuais organizam informações de uso frequente pela secretaria, e os coletivos reúnem dados que podem complementar processos formais de matrícula, rematrícula e certificação. 

E Os individuais documentam a vida escolar, e os coletivos podem, em algumas situações, apoiar comprovações institucionais em processos externos, como inspeções e auditorias.