Questões de Concursos Públicos - Arquivologia

Definindo documento como todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação, pode-se imaginar que por menor que seja um estabelecimento comercial, a quantidade de documentos gerada por ou para este será substancial. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes, logo é essencial que para a efetiva organização de todo o volume documental de um órgão público, os documentos sejam devidamente classificados. Exclusivamente em relação à classificação destes documentos, assinale a alternativa correta:

Os arquivos constituem o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros. Para Rosseau e Coutere, (1998) “A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação”. Os conceitos de arquivos, documentos e sua gestão se configuram intimamente relacionados, e são essenciais para o bom desempenho do Secretário Executivo. Leia as afirmações a seguir classificando em Verdadeiro (V) ou Falso (F): 1. ( ) Edward Snowden foi acusado pelo governo americano de roubo de propriedade do governo e de comunicação não autorizada de informações de defesa nacional, pois o mesmo vazou uma série de documentos que podem ser classificados como sigilosos, podendo ainda ser Ultrassecretos, Reservados, Confidenciais ou Secretos. 2. ( ) Segundo o DECRETO N.º 4.553 de 2002, os prazos de duração da classificação documental vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: ultrassecreto: máximo de 50 anos; secreto: máximo de 30 anos; confidencial: máximo de 5 anos; e reservado: máximo de 2 anos. 3. ( ) Quanto à espécie de documentos, é possível afirmar que: Declaração é utilizada para afirmar positiva ou negativamente a existência de fato ou estado de conhecimento do órgão e um Edital é utilizado para o estabelecimento de condições sobre assuntos de interesses variados, tornando-se público por meio de anúncios na imprensa, no Diário Oficial da União ou com afixação em lugares públicos. 4. ( ) De acordo com a extensão de atenção devida, arquivos podem ser: arquivo setorial, unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento; arquivo central ou geral, unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, dependente tecnicamente do arquivo central. Assinale a opção correta.

Em relação ao Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio da CONARQ, é incorreto afirmar que

“As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos – pelas formas descritas a seguir – passando pelo seu manuseio, tratamento, análise, inserção de dados” em sistemas (BRASIL, 2010, p. 25). Considerando as rotinas de protocolo, relacione as atividades às respectivas descrições. 1. Destino 2. Triagem 3. Cadastramento 4. Análise documental 5. Recebimento eletrônico ( ) Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e registrada. ( ) Trata-se de órgão ou unidade, interna ou externa, ou usuário para o qual o documento ou processo será enviado. ( ) Compreende a única forma de garantir com segurança que um sistema reflita a localização de documentos e processos. ( ) Contempla atividade de inserção dos dados de um documento em sistema, visando a controlar sua movimentação. ( ) Contempla rotina de verificação, comparação, comprovação, envio para expedição, registro do recebimento, entre outras. ( ) Constitui viabilização de todas as ações e decisões tomadas a partir das informações contidas no documento e inseridas no sistema. ( ) Compreende a extração de informações-chave, tais como tipo, número, origem e data, que permitirão a identificação de documentos. A sequência correta é

Tendo em vista a aplicação da atividade de arquivo de documento, orientada pelo Conselho Nacional de Arquivos, analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso. ( ) A rotina de arquivamento inicia-se com a atribuição de código correspondente ao assunto de que trata o documento. ( ) A ordenação compreende a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto e objetiva agilidade e redução de erros. ( ) A inspeção consiste no exame de documentos para verificações relativas ao seu destino, à sua classificação e se possuem anexos. ( ) O arquivamento corresponde à leitura de cada documento para verificação do assunto, da classificação e, em seguida, realização da guarda no devido local. ( ) A retirada e o controle representam operação de empréstimos, prestação de informações e efetivação de juntada de processos, dossiês ou outros documentos. A sequência correta é

A arquivística representa a ciência e a disciplina, entendida como conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos (MORAES; OLIVEIRA, 2015). Acerca de seus princípios, analise as seguintes afirmativas: I- A cumulatividade orienta que o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. II- A proveniência constitui a fixação de identidade ao documento em relação ao seu produtor. III-A unicidade indica que os documentos de arquivo são únicos, em função do seu caráter generalista. IV-A organicidade representa a qualidade do trabalho, realizado pelos profissionais e pelos usuários do arquivo. V- A indivisibilidade defende que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. São corretas as afirmativas

Leia o texto e marque, abaixo, (V) para verdadeiro ou (F) para falso. No que tange às atividades do processo de gestão de documentos e informações (Moraes; Oliveira, 2015), o profissional de secretariado exerce funções que facilitam a integração entre os agentes organizacionais e a coleta de informações para consecução de objetivos e metas. Quando o profissional atua nessa dimensão, são observáveis resultados que evidenciam o(a) ( ) aumento da eficiência, eficácia e assertividade organizacional. ( ) aperfeiçoamento da gestão de dados, informações e conhecimento. ( ) fortalecimento de práticas produtivas e de cooperação intersetorial. ( ) integração de estratégias, programas, projetos e atividades operacionais. A sequência correta é

A correspondência oficial representa o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas, internas e externas, de repartições públicas (BELTRÃO; BELTRÃO, 2011). Do ponto de vista da natureza e do caráter, ela se classifica, respectivamente, em

De acordo com Andrade (2011), a partícula corretora “digo” e a nota “em tempo” são aplicadas para corrigir rasuras e erros em documentos do tipo

Considerando o que consta na política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159/1991), julgue os itens a seguir: I - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. II - Consideram-se arquivos o conjunto de documentos produzidos e recebidos especificamente por órgãos públicos, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. III - Consideram-se arquivos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. IV - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos, de instituições de caráter público e de entidades privadas, informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. São FALSAS apenas as assertivas constantes nos itens: